Die Stadt Soltau setzt auf die KI “SOltau FIndet Alles”
Der KI-Chatbot verbessert die Effizienz der Verwaltungsprozesse in Soltau, indem er schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen bietet, sagt Phillip Schulte im Interview.
Stadt Soltau gehört bundesweit zu eine der modernsten Verwaltungen. Die Beschäftigten der Kernverwaltung arbeiten längst ausschließlich mit elektronischen Akten und haben Zugriff auf digitale Inhalte der Stadtentwicklung seit Januar 1946. Seit einigen Monaten ist dank KI der gesamte elektronische Aktenbestand für Maschinen lesbar. Dafür ist als erste Verwaltung in Deutschland auf der Grundlage von ChatGPT die KI-Assistenz SOFIA – „SOltau FIndet Alles“ – entwickelt worden. Die Implementierung von SOFIA führte P & M aus Hamburg durch.
Herr Schulte, wie war die Ausgangssituation vor dem KI-Projekt und welche Herausforderungen standen im Fokus?
Phillip Schulte: Die Stadt Soltau nutzt das Dokumentenmanagementsystem enaio für die digitale Verwaltung von Akten und Prozessen. Ein zentrales Problem war die zeitaufwendige Suche nach relevanten Informationen durch Mitarbeitende, insbesondere in komplexen Verwaltungsvorgängen. Die Stadt Soltau wollte den Zugriff auf Informationen für verschiedene Fachbereiche vereinfachen und beschleunigen.
Welche Lösung haben sie entwickelt, um die Verwaltungsvorgänge zu beschleunigen?
Philip Schulte: Wir haben einen KI-gestützten Chatbot entwickelt, der als intelligenter Assistent für Verwaltungsmitarbeiter dient. Der Chatbot ermöglicht die direkte Abfrage von Informationen und Dokumenten aus enaio per natürlicher Spracheingabe. Dies reduziert den manuellen Suchaufwand erheblich und erleichtert den Zugriff auf relevante Akten und Vorgänge.
Und dafür haben sie unter anderem auf ChatGPT gesetzt?
Phillip Schulte: Der Chatbot basiert auf OpenAI GPT-Technologie, die im Rahmen der Microsoft Azure AI Services bereitgestellt wird und ist mit dem Dokumentenmanagementsystem enaio integriert. Durch diese Kombination kann der Chatbot komplexe Anfragen in natürlicher Sprache verstehen und präzise Informationen aus den abgelegten Dokumenten in enaio abrufen. Die Lösung ist in eine sichere, cloudbasierte Umgebung eingebettet und lässt sich flexibel in die bestehende IT-Infrastruktur der Stadt Soltau integrieren.
Welche Vorteile bringt die KI für Verwaltungsabläufe innerhalb der Stadt??
Phillip Schulte: Der KI-Chatbot verbessert die Effizienz der Verwaltungsprozesse erheblich, indem er Mitarbeitenden schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen bietet. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet Fachkräfte von Routineaufgaben. Zudem kann der Chatbot direkt die Quellen aus enaio angeben und das entsprechende Dokument, eine E-Mail oder andere relevante Informationen bereitstellen. Dadurch wird eine effiziente Validierung der Daten möglich, was die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Antwort weiter verbessert. Die Lösung trägt zudem zur digitalen Transformation der Stadtverwaltung bei und optimiert die interne Zusammenarbeit.
Gab es besondere Herausforderungen bei der Umsetzung?
Phillip Schulte: Eine der größten Herausforderungen bestand darin, das bestehende Rollen- und Berechtigungskonzept von enaio nahtlos in die Lösung zu integrieren. Dies gewährleistet, dass sowohl Mitarbeitende als auch die KI nur auf Dokumente zugreifen können, für die eine entsprechende Berechtigung besteht. Dadurch blieb die Zugriffskontrolle gewahrt, ohne die Effizienz der Informationssuche zu beeinträchtigen. Zudem mussten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen durch gezielte Maßnahmen und strenge Zugriffskontrollen eingehalten werden.
Wie sieht die Zukunft des Chatbots aus? Gibt es Pläne, die KI in anderen Bereich einzusetzen?
Phillip Schulte: Die Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt, um weitere Funktionen zu integrieren. Ein wichtiger nächster Schritt ist die KI-gestützte Umsetzung konkreter Fachverfahren, sodass beispielsweise Formulare oder andere Verwaltungsdokumente automatisch auf Basis der internen Dokumente ausgefüllt werden können. Dadurch wird die Automatisierung noch weiter vertieft und die Effizienz in der Verwaltung weiter gesteigert.
Wie erfolgt die Aktualisierung der Datenbasis für den Chatbot, und wie schnell werden neue Dokumente erkannt?
Phillip Schulte: Der Chatbot nutzt direkt die bestehende Volltextsuche des enaio-Dokumentenmanagementsystems, um Dokumente live abzufragen. Die Suchergebnisse werden dann unmittelbar in Echtzeit in Embeddings umgerechnet. Dadurch entfällt eine redundante Persistierung der Embeddings, und der Chatbot hat jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen direkt aus enaio.
Wie wird die Präzision und Qualität der Antworten durch den Chatbot sichergestellt?
Phillip Schulte: Die Qualität der Antworten wird dadurch gewährleistet, dass der Chatbot zunächst über die Volltextsucherelevante Dokumente direkt in enaio findet und daraus in Echtzeit Embeddings generiert. Diese Embeddings dienen anschließend dazu, die relevantesten Textpassagen auszuwählen. Abschließend generiert GPT daraus präzise und kontextbezogene Antworten. Die zusätzliche Ausgabe der Quellenangaben ermöglicht den Nutzern jederzeit eine transparente Validierung der Antworten.
ist einer der beiden Gründer und Geschäftsführer der P&M Agentur Software + Consulting.
